Ok, je hebt een strategie en doelen gemaakt voor het komende jaar (of jaren).
Na het aanscherpen of maken van je strategie en doelen volgt er logischerwijs actie. Dat is immers het doel van een goede strategie: het zet aan tot actie.
Maar wat ga je nou precies doen? Welke opties heb je überhaupt en wat is dan de beste keuze of volgorde? In dit blog neem ik je mee door een praktische aanpak van Ideeën, naar Prioriteren en Plannen. Tot slot vertel ik je hoe je dit allemaal in gang zet en in gang houdt!
Een fictief bedrijf als voorbeeld
Het bedrijf HandmadeSoap maakt en verkoopt handzeep op maat. Klanten kunnen op hun website heel eenvoudig hun eigen geuren en verpakking samenstellen. HandmadeSoap levert dit binnen 2 weken aan hun adres. Afgelopen november heeft de directeur Frits samen met zijn team de doelen opgesteld voor het komende jaar:
- Een omzetgroei van 10%
- Een herbestelling percentage van 70%
- Een gemiddelde orderwaarde van €40
Het managementteam wil aan de slag, maar zomaar beginnen is niet aan te raden. Het is belangrijk om goed te overwegen wat er mogelijk is. Hiervoor is het brainstormen van ideeën een praktische methode. Er zijn veel methoden om te brainstormen en een goede geleide sessie heeft vaak meer nut, dan maar wat doen.
Ik zou het als volgt aanpakken:
Brainstorm ideeën voor doel 1
Prioriteren ideeën voor doel 1
Herhaal stap 1 & 2 per doel
Plannen van activiteiten
Een gestructureerde aanpak zorgt voor een rust en regelmaat. Zo zit het proces je niet in de weg, maar werkt het juist in je voordeel.
Brainstorm aanpak
Regel een whiteboard/flipover, post-its, genoeg stiften en iets te snacken.
Introduceer de brainstorm activiteit aan het begin van de sessie
Herhaal de sessie per doelstelling
Doe een stille brainstorm (3 minuten, ieder voor zich). Schrijf ideeën op een post it | [3 minuten] |
Deel alle post it’s met elkaar en plak op het bord/flipover | [15-20 minuten] |
Maak een paar groepjes (2 of 3-tallen). Geef ze 1 of 2 van de volgende opdrachten: | [15-20 minuten] |
- Wat als we oneindig geld hadden? |
|
- Wat als we onbeperkt de tijd hadden? |
|
- Hoe zou ‘marktleider’ of ‘bewonderingswaardig bedrijf’ dit doen? |
|
- Wat zouden we moeten doen om het doel niet te halen? (draai de ideeën hieruit later om) | |
Deel alle post-its weer met elkaar en plak op het vel erbij. | [15-20 minuten] |
Het team van HandmadeSoap heeft de brainstorm voor het 1e doel voltooid. Ze hebben veel goede ideeën vind Frits. Toch lijkt de 1 wat beter dan de ander. Sommige zijn waardevol, maar écht onmogelijk of kosten enorm veel tijd. Terwijl andere misschien eenvoudig zijn, maar niet zoveel zoden aan de dijk zetten.
Het is in deze fase verleidelijk om alle ideeën echt uit te werken en te kijken hoeveel het zou opleveren. Maar dit is zeer onpraktisch. Ik vertrouw op het onderbuikgevoel en het collectieve geweten van teams. Samen weet je best wat goede ideeën zijn en welke juist niet.
Het enige wat je nodig hebt is een aanpak om tot de juiste beslissing te komen. Dit doe je weer op een gestructureerde manier, zodat er een bewuste keuze gemaakt wordt.
Prioriteren aanpak
Teken op een whiteboard de grafiek (afbeelding) |
|
Plak elk idee op het bord in 1 van de 4 vakken. Discussieer hierover met elkaar. Ga steeds op zoek naar de waarom. | [30-40 minuten] |
Hergebruik het vel van het doel: maak een lijst van alle post-its rechtsboven. Heb je er minder dan 10? Vul aan met post its uit linksboven of rechtsonder, die dicht bij rechtsboven zitten. | [15-20 minuten] |
Stel samen de prioriteit vast van deze activiteiten van 1 tot 10. | [5-10 minuten] |
Herhaal de brainstorm en prioriteit stap voor elk doel. |
|
Het team van HandmadeSoap heeft nu per doel 1 Flipover vel met daarop elk 10 ideeën. Deze ideeën staan van boven naar beneden geprioriteerd. Het bovenste doel is het belangrijkste, het laatste het minst belangrijkste. Frits en zijn team zijn trots op het resultaat, maar tegelijk is Frits bang dat de overige ideeën verloren zullen gaan.
Tip: maak foto’s van alle post-its. Werk ze uit in een lijst en sla op in een teammap. Dit dient later voor inspiratie, óf als er meer tijd blijkt te zijn kun je hierop teruggrijpen.
Plannen
Het is natuurlijk erg leuk om goede ideeën te hebben, maar met alleen ideeën ben je er nog niet. Uiteindelijk gaat het om de executie.
Het plannen van de activiteiten valt of staat met de hoeveelheid die je als team aan kunt. Hiervan zou je natuurlijk een wetenschappelijk studie kunnen maken, maar dit lijkt mij erg onpraktisch. Een snellere methode is om het team zichzelf te laten sturen.
Een logische aanpak:
Bepaal per idee wie dit zou moeten uitvoeren
Bepaal hoeveel tijd elk idee ongeveer kost
Maak een indeling in de tijd
Een plan wordt alleen goed als je ook een inschatting van de hoeveelheid werk en capaciteit meeweegt.
Hoe pak je dit effectief aan?
Plak naast elke post-it wie of welk team het meeste van het werk moet doen | [10-15 minuten] |
Plak naast elke post-it een tijdsinschatting (2, 4, 8, of 12 weken) | [10-15 minuten] |
Maak op een whiteboard een tijdslijn met de maanden van het jaar | [5 minuten] |
Zet links de doelen onder elkaar | [1-2 minuten] |
Start met vullen van activiteiten van doel 1, neem steeds het team/persoon kaartje mee. | [30-40 minuten] |
Zorg dat activiteiten van hetzelfde team elkaar niet overlappen |
|
Tip: denk je dat een idee meer tijd kost dan 12 weken, knip het dan op in meerdere stappen.
Tip2: is een idee evenveel werk voor 2 teams, schrijf dan een extra post-it voor dat idee en plak hem ook bij dat team
Jaarplan
Het team van HandmadeSoap heeft nu een whiteboard vol met een grove jaarplanning. De belangrijkste ideeën worden aan het begin van het jaar gedaan. Maar precies zo dat elk team ook de hoeveelheid werk aan kan. Uiteraard is dit slechts een grove planning, de échte wereld is een stuk weerbarstiger. Zaken gaan dus schuiven, maar dat is ok. Frits vraagt zich alleen wel af hoe hij hiermee om moet gaan?
Hoe blijf je nu bij de les?
Het is belangrijk om na deze grove planning een werkwijze af te spreken. Het gaat dan om het volgen van de voortgang en het kunnen bijsturen waar nodig. Ook hier zijn allerlei uitgebreide structuren en vergaderingen voor te verzinnen. Mijn praktische aanpak bestaat uit 3 meetings met elk een concreet doel.
Meeting 1 – Voortgang bewaken
Ritme: 1x per week of per 2 weken
Doel: voortgang bespreken, vinger aan de pols houden, samenwerken
Wie: iedereen die een idee aan het opleveren is
Meeting 2 – Snelheid review
Ritme: 1x per maand
Doel: Kijk terug op afgelopen maand, ging het goed of niet, wat kan beter, wat kunnen we oplossen?
Wie: teamleads & teams zelf
Meeting 3 – Kwartaal bijsturen
Ritme: 1x per kwartaal
Doel: Zijn prioriteiten nog hetzelfde, is capaciteit nog hetzelfde?
Wie: teamleads / verantwoordelijken
Een goed executie ritme is cruciaal. Het helpt je bij het omgaan met onvoorziene omstandigheden, zodat je kunt bijsturen.
Conclusie
Het team van HandmadeSoap heeft nu een structurele aanpak doorlopen en Frits is erg blij. Het geeft rust en regelmaat. Hij is blij met de eenvoud van de aanpak, hier zat geen hogere wiskunde bij. Daarbij heeft hij het idee dat zijn team ook erg betrokken is, dus dat geeft energie.
Waarom is deze aanpak nou zo effectief? Het komt neer op het volgende:
De doelen hebben een praktische invulling gekregen
Het team is actief betrokken bij het bedenken en plannen
De sessies zijn een echte samenwerking
Het ritme zorgt voor focus en houvast
De sessies herhalen kost hierna minder tijd, omdat je een goede basis hebt